部会からのお知らせ

■化学工学会第36回秋季大会運営（東北支部内秋季大会準備委員会作成）

(H14.10.12)

１）日程並びに会場

・2003年９月１２日（金）～１４日（日）
・東北大学川内北キャンパス（懇親会は仙台メトロポリタンホテル）

２）研究発表運営方針

部会企画によるシンポジウムの集合体としての秋季大会とする。

ａ) 講演募集について
・基本的に研究発表は各部会（あるいはオーガナイザー）のコントロールのもとで行う。
・各部会は、シンポジウム案（トピックス的内容）ならびにシンポジウムで網羅できない従来の一般発表相当分を受け入れる発表項目（これにも適当なシンポジウム名称を付与）案を用意する。
・各部会は、シンポジウム案毎に実施日数（半日～３日）と最大聴衆の予想値、オーラル・ポスターの希望を実行委員会に提示する。
・発表申し込み受付は大会実行委員会側で行う（Web上を原則とする）。

ｂ）プログラム編成について
・実行委員会で受け付けた発表申し込みリストを当該部会の担当者（不在等を考慮して相補的に２名とする）に送付して、部会指名のオーガナイザーと共同してプログラム編成を行ってもらうように依頼する。
・各シンポジウムには発表時間の自由度を与える。（講演番号は、部屋番号と大会日数、午前午後を明示した後で連続番号を付加する。たとえばＳ会場の大会初日午後１番目の講演はS1p01。なお基本の口頭発表時間は質疑応答を含めて20分である）
・当該部会内の複数のシンポジウム間では、発表者および座長の該当時間に関する事前調整は入念に行ってもらう。
・原則として、部会横断的には発表者ならびに座長に関する該当時間の事前調整は行わないが、当該部会担当者（ならびに各オーガナイザー）は、プログラム案の最終決定の前に、座長並びに発表申込者宛予備通知を行い、同時進行しているシンポジウム同士で発表時間の重複による不都合があった場合の異議申し立てが出来るようにする。

ｃ）講演要旨について
・講演要旨は、実行委員会に送付してもらう。そして、部会担当者あるいはオーガナイザーからの申し出により、実行委員会から要旨を転送してシンポジウムの準備に供する。
・電子文書(PDFファイル)による送付を基本とする。（CD-ROMではカラー化が可能、ただし、講演要旨集印刷物は白黒とする）

ｄ）発表会場運営について
・各発表会場の運営は、アルバイトの手配を含めて全て当該部会担当者（あるいはオーガナイザー）に任せる。
・大会実行委員会側は基本発表機材（OHP ならびに指示棒、電源）のみを準備し、それ以外の機材（たとえば液晶プロジェクター等）が必要な場合は、当該部会担当者（あるいはオーガナイザー）側で準備する。
・ポスター発表会場も可能な限り準備して提供する。（準備するものはボードとピンのみ）

ｅ）その他
・従来の大会運営における会場係アルバイト代に相当する金額を会場運営費として、当該部会担当者（あるいはオーガナイザー）に支給する。（ただしポスター会場についてはボードレンタル費用が嵩むため、支給運営費が減額となる可能性がある）
・アルバイトの要、不要もオーガナイザーに任せることを基本とし、オーガナイザーがアルバイトを必要とし、自らで手配が不可能な場合は、申し出により実行委員会側でアルバイトを手配する。その場合はアルバイト代に相当する会場運営費の支給は行わない。

３）研究発表以外の運営について

・原則として研究講演発表以外の運営は全て従来の秋季大会と同様に実行委員会が責任を持って行う（大会受付、研究会・委員会対応、懇親会、会員休憩所・クローク設置）
・若手の会など、部会とは別組織の運営する行事（講演会、懇親会）にも可能な限り実行委員会が便宜を図る。

４）プログラム編成の流れ

12月25日　実行委員会による部会からのシンポジウムの受付
１月／末　シンポジウム編成の仮決定、並びに当該部会担当者（あるいはオーガナイザー）への通知
２月／上　シンポジウム編成の最終決定
２月／中　秋季大会講演募集会告原稿作成（４月号化工誌掲載）
４月／上　発表申し込みの公開（化工誌４月号）
４月／末　講演発表受付締切
５月／中　当該部会担当者（あるいはオーガナイザー）への通知とプログラム編成依頼
６月／上　当該部会担当者（あるいはオーガナイザー）によるプログラム編成並びに発表者・座長宛予備通知
６月／中　座長並びに発表者からの時間帯に関する異議申し立て受付（当該部会担当者（あるいはオーガナイザー））
６月／下　プログラムの最終案決定（当該部会担当者（あるいはオーガナイザー）から実行委員会への通知）
７月１日　発表者から実行委員会宛講演要旨の送付（電子ファイルによる）

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